Для оптимизации расходов руководители предпочитают не нанимать дорогостоящих специалистов в штат, а заказать аутсорсинг бизнес процессов для выполнения функций, не связанных с основными компетенциями. Когда и как стоит заключить контракт с поставщиком услуг? Для оценки рациональности решения нужно понять способ его реализации, правильно оценить экономическую целесообразность.

Особенности делегирования полномочий

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business process outsourcing, BPO) – инструмент менеджмента, который предусматривает выполнение отдельных внутренних функций внешним исполнителем. Процесс отличается от договора подряда. Контракт между аутсорсером и заказчиком услуг заключается на длительный срок. Предмет договора предполагает, что сторонняя компания будет выполнять определенные задания.



На аутсорсинг нельзя отдавать полномочия, напрямую связанные с ключевой деятельностью, поскольку в этом случае невозможно нарабатывать конкурентные компетенции. BPO активно используется для оптимизации функций бэк-офиса:

• ведения бухгалтерского, кадрового учета;
• начисления зарплаты;
• управления документооборотом.

Любая коммерческая, производственная структура вынуждена искать, нанимать на работу специалистов, производить оплату труда, сдавать отчетность в налоговые органы, вести бухгалтерию. Но большинство организаций – не кадровые агентства, не специализированные финансовые учреждения, поэтому аутсорсинг бухгалтерских, HR- процессов – широко распространенная практика.

Другие востребованные сегменты – IT-сопровождение, логистика, юридическая поддержка. Тип передаваемой на внешний менеджмент задачи зависит от специфики деятельности, но при этом каждый приносит коммерческую пользу.

BPO – выгоды для бизнеса

Основное преимущество аутсорсинга – сокращение затрат, которое достигается за счет высокой квалификации специалистов компетенции провайдера в неосновных процессах предприятия. Другие плюсы:

• ответственность аутсорсера за качество, своевременность, правовую • безопасность выполненной работы;
• освобождение ресурсов для решения своих основополагающих задач;
• контроль расходов благодаря прозрачным условиям расчетов, прописанным в договоре;
• сосредоточение на стратегических бизнес-целях, рост эффективности ключевой деятельности;
• исключение зависимости от болезней, увольнений сотрудников.

Наблюдение за экспертной работой позволяет руководителю сформировать образ грамотного специалиста в определенной области. Это является дополнительным стимулом перехода на BPO, если процесс придется переносить внутрь компании и нанимать штатных специалистов.

Механизм запуска проектов

Моделирование передачи бизнес-процессов на аутсорсинг начинается с формулировки потребностей. Следует описать передаваемую задачу, понять, какие минусы имеет ее самостоятельное решение. Далее проводится финансовый анализ, который включает:

• оценку ресурсов компании для формирования собственного отдела кадров, бухгалтерии, другого подразделения;
• подсчет расходов на увеличение площадей, заработную плату, обучение штатных специалистов;
• анализ нагрузки на управленческий персонал.

Приняв во внимание прямые и косвенные расходы, убедившись в экономической целесообразности BPO, можно переходить к выбору поставщика услуг. При делегировании типовых функций провайдер изучает текущие бизнес-процессы, адаптирует их к передаче, формулирует рекомендации по оптимизации деятельности, после заключения договора начинает самостоятельную работу.

Экономическую выгоду аутсорсинга оценили компании разного масштаба, заинтересованные в снижении издержек на содержание отдела кадров, бухгалтерии, стартапы, организации с территориально разделенной структурой. Модель BPO принимают многочисленные приверженцы Питера Друкера, который рекомендовал делать то, что получается лучше всего, а остальное отдать аутсорсеру.