Как подготовиться к офисному переезду?

Наймите профессионалов

Вам нужны люди, которые будут паковать вещи, переносить и перевозить их. Услуга грузоперевозки не является редкостью, поэтому на данном этапе никаких проблем возникнуть не должно. Попросите сотрудника составить список из как минимум пяти компаний. Сравните их условия, прежде чем кого-то нанять.

Если бюджет позволяет пригласить профессиональных упаковщиков, сделайте это. Так удастся высвободить ценное время сотрудников и правильно защитить предметы от повреждений. Штатных работников можно попросить упаковать столы и другие крупные предметы.

Определите временные рамки

Установите дату, после которой все люди и вещи должны исчезнуть из старого офиса. Также подготовьте список действий, которые следует выполнить до прибытия грузчиков.

Сотрудники должны быть хорошо информированными. Для них переезд может быть стрессовой ситуацией. Если новый офис будет меньше предыдущего, люди должны знать, что всем хватит места. График переезда желательно повесить на видном месте. Туда же добавляйте и все новости касательно перемещения.

Распределите функции

Назначьте ответственного (или ответственных) за переезд. Четко распределите их задачи. Например, один человек контролирует подготовку документов, второй следит за оргтехникой и т.д. Если штат большой, может работать целая инициативная группа. Не забывайте о вознаграждении за дополнительную работу.

Поговорите с поставщиками

Пересмотрите контракты. С некоторыми поставщиками можно продолжать работать и на новом месте. С другими может оказаться выгоднее разорвать отношения. Если арендуете что-либо, уведомите владельца имущества о переезде.

Создайте план офиса

Здесь ваш комитет по переезду будет действительно полезен. Вы должны знать, где будет размещаться каждый предмет: мебель, компьютеры, кулер с водой, стол с закусками и т.д. чем подробнее план, тем быстрее можно будет освоиться на новом месте и приступить к полноценной работе.