Приемы грамотного переезда
Чтобы избежать суматохи и сократить время транспортировки, рекомендуется следовать нескольким простым правилам.
Информирование
В первую очередь следует оповестить ряд людей, с которыми сотрудничает компания:
• Коллегам нужно сообщить о планируемой транспортировке примерно за 2 недели, чтобы у них была возможность без спешки перепланировать свой график.
• Заранее в официальном письме предупреждают партнеров по бизнесу.
• При помощи объявлений на сайте компании и рекламных билбордов о ее новом местоположении оповещают клиентов. Указывают информацию не только о новом местоположении и часах работы, но и подробный маршрут проезда.
• Новый адрес фирмы сообщают также представителям клининговой компании, поставщикам канцтоваров и питьевой воды. Если необходимо найти другую компанию, которая сможет оказывать услуги по новому адресу, то этому вопросу нужно уделить внимание.
• При помощи своевременного оповещения удастся избежать сбоев в рабочем графике, сохранить деловые контакты и в кратчайшие сроки восстановить трудоспособность коллектива.
График переезда
Транспортировку нужно заранее четко распланировать:
• определить, смогут ли сотрудники произвести все сборы самостоятельно или стоит вызвать специалистов из мувинговой компании;
• установить точную последовательность;
• ограничить сборы определенными сроками;
• на каждой коробке указать ее содержимое и будущее место расположения на новом месте;
• указать, в каком порядке собирать и распаковать вещи;
• определить, кто будет следить за всем процессом в старом и новом офисе.
Время нужно распределить таким образом, чтобы можно было восстановить рабочую атмосферу в течение одних суток.
Продуманная упаковка вещей
Упаковывать вещи нужно в соответствии с их особенностями:
• документы складывают первыми;
• все детали разобранной мебели маркируют;
• оргтехнику перевозят вместе с проводами;
• перевозить сейфы на спецтранспорте;
• хрупкие вещи везти отдельно от крупных грузов.
После завершения транспортировки нет смысла начинать генеральную уборку. В первую очередь следует заняться распаковкой мебели, техники и документов. Грамотная организация переездов предотвратит материальные потери и поможет восстановить работоспособность в короткие сроки.
