Коли на підприємстві працює десять чоловік, кожен, як правило, знає, що і в якій послідовності він повинен робити, щоб підприємство досягло своєї стратегічної мети. У крайньому випадку повторне пояснення займе небагато часу та зусиль. А якщо на фірмі працює кілька десятків чи сотень людей? Нерідко трапляються випадки, коли, обіймаючи певну посаду, працівник навіть не усвідомлює повністю своїх прав, повноважень та відповідальності. Це, зрозуміло, негативно позначається на продуктивності та ефективності його діяльності, а також на розвитку підприємства у цілому. Виникає необхідність встановити певні правила, але система управління фірми обов’язково повинна відштовхуватись від її стратегії.
— Посадова інструкція — скоріше філософія, ніж документ, — пояснює директор рекрутингової агенції “Консалт Партнер” Олена Могилевська, — бо універсальних чи типових посадових інструкцій немає, як немає універсальних систем управління чи договорів. Цей документ є унікальним для кожного підприємства, і він відображає той стан розвитку компанії, на якому вона знаходиться у певний момент. Посадова інструкція — це інструмент, котрий дозволяє підприємству керувати персоналом, а через нього — бізнес-процесами.
Посадові інструкції відображають і рівень розвитку компанії: на початковій стадії будуть одні інструкції, а з дорослішанням підприємства змінюються і документи.
Перед тим, як розробляти посадову інструкцію, варто зважувати й на певні фактори, наприклад, географічне розташування підприємства, культурні традиції населеного пункту, де воно розташоване, кваліфікованість персоналу, форма власності, особистісні якості власника, стратегічна мета тощо. Розпочинати складання цього документа необхідно з опису виробничого процесу. У різних компаніях, що займаються однаковим бізнесом, виробничі процеси можуть бути побудовані по-різному. Дуже важливо скласти посадові інструкції для всього персоналу з “народження” підприємства. Для початку варто виділити ключові процеси роботи компанії — ті, що безпосередньо впливатимуть на результати діяльності. Крім ключових процесів, є ще й допоміжні, котрі обслуговують основні процеси. Ланцюжок виробничого процесу для зручності можна зобразити у вигляді схеми. Вибираючи конкретні операції із цього ланцюжка — доручати їх виконання певному працівникові відповідної посади та професії. І складати посадову інструкцію відповідно до мети та складності операцій, а також рівня відповідальності та творчості роботи. При цьому варто враховувати, що людина може брати участь у кількох виробничих процесах, тоді її посадовий документ варто розбити на декілька параграфів. Включити також перелік кваліфікаційних вимог, та прав працівника, опис сфери його компетенції при виконанні обов’язків тощо. Причому вимога до інструкції одна — проста форма та зрозумілий зміст.
— Для того, щоб посадова інструкція стала дієвим інструментом у системі управління компанією, — зазначила Олена Могилевська,— її потрібно створювати разом із цією системою, як одну з її складових частин.
