Про цю професію складають міфи та анекдоти. А посадова інструкція ніби не вимагає багато навичок. Мовляв, розмовляй по телефону, піднось шефу каву та привітно посміхайся відвідувачам — весь багаж умінь, що знадобиться. Але не все так просто: недаремно секретар вважається “обличчям” компанії і, виконуючи напружену та багатовекторну роботу, стає “зв’язковим” між керівником та колективом установи. Так, від комунікабельності та вміння справляти враження на клієнта, за великим рахунком, залежить успіх майбутньої співпраці. Секретаря можна сміливо вважати третьою персоною в офісі після керівника та бухгалтера.
Сьогодні ця професія набуває все більшої популярності, власне, через зміну уявлень про соціальний статус. Адже сучасний імідж секретаря значно відрізняється від того, що був, приміром, років двадцять тому. Так, у робочих кабінетах вже давно не стоять друкарські машинки та однотипні телефонні апарати, а вимоги до людей, які обіймають цю посаду, зросли удвічі. Стереотип дівчинки-секретаря, котра “вбиває” час між спробами вступити до інституту, поступово переходить до формування образу секретаря-професіонала, що інколи трансформується у модне “офіс-менеджер”, хоча за кордоном це два різні фахи.
Секретарський досвід — вдалий старт
Якщо сучасний секретар керівника досконало знатиме комп’ютер і менеджмент, говоритиме різними мовами і матиме купу дипломів, то хіба він засидиться довго у затишній приймальні? За таких умов секретарка теж може зробити блискучу кар’єру і у майбутньому отримати непогану посаду.
У більшості випадків приймальня керівника слугує найкращим джерелом досвіду спілкування з різними людьми та організаційної роботи. Такі вміння — чудова база для кар’єрного росту, яким намагаються скористатись майже всі секретарі. А про те, що секретарський досвід — відмінна школа для молодої бізнес-леді — переконує серйозний перелік обов’язків та велика відповідальність за справи фірми. Враховуючи те, що обов’язки секретаря передбачають знання правил діловодства, а також основ роботи з кадрами, — секретар має можливість розширити спектр професійної діяльності.
А здобувши цей фах, можна пройти першу сходинку у подальшій професійній кар’єрі. Так, чимало відомих людей розпочинали кар’єру саме із приймальні керівника. Яскравий тому приклад — успішний бізнес директора кадрової агенції “Спеціаліст” Наталії Савенко:
— Саме почуття відповідальності та вміння приймати рішення допомогли мені відкрити власну справу. У процесі зростання знадобився й досвід спілкування з клієнтами. Його часто застосовую у визначенні здатності людини до обраного виду діяльності, адже за сумісництвом займалась кадрами. Сьогодні маю змогу спостерігати за кар’єрним ростом багатьох жінок, що мають секретарський досвід роботи. У резюме таких людей помітний вагомий професійний ріст. А професійному зростанню, у свою чергу, найбільше сприяє загартування серйозними вимогами сучасних керівників.
А керівник вимагає
Багатьох керівників рівень підготовки секретарів, який забезпечують училища, не задовольняє. Тому вони і звертаються у центр зайнятості та кадрові агентства у пошуку секретарів з вищою освітою та стажем роботи. Крім того, деякі з них ставлять за вимогу наявність юридичної освіти та знання іноземної мови. Разом з тим, від “правої руки” шефа чекають вміння користуватися всіма офісними програмами ПК та досконалого знання принципів ведення документації. Не менш важливим є бездоганне володіння рідною мовою, адже досить часто знайомство з установою починається з почутої по телефону відповіді секретаря, від чого залежить результат подальших контактів із партнерами. Хороший секретар також повинен вміти зберігати рівновагу у складних психологічних ситуаціях, приймати правильні рішення, виділяти найважливіше у потоці інформації.
Неписані правила
Але є ще неписані правила, за якими секретарка повинна бути гарною і мудрою, знати й бачити все, що відбувається у компанії, але при цьому службову інформацію зберігати у таємниці. Інколи вона відає про те, про що більшість працівників й не здогадується. Окрім того, шефа повинна розуміти з півслова та знати, як зайняти відвідувача, щоб усім подобатися. Словом, це повинна бути “своя людина”.
Із досвіду керівника
Про ознаки хорошого секретаря розповідає перший заступник голови Рівненської обласної ради Валентин Крока:
— Мій секретар працює зі мною вже три роки. Я визнаю, що ця посада одна з найбільш напружених та відповідальних. У першу чергу претендент на крісло у приймальні має бути уважним, рішучим, самостійним з усіма професійними вміннями — вважаю, що ці ознаки найголовніші. Секретар також повинен вміти спілкуватися з людьми, ввічливо відповідати на телефонні дзвінки, вести поточну документацію, а інколи, за моєї відсутності, знати, яке рішення прийняти. На мою думку, також не менш важливим для секретаря є знання та дотримання етичних норм і здорове почуття гумору. А що стосується вікових обмежень на посаду, то вони не відіграють вагомої ролі. Раніше у мене працювала секретарка старшого віку. Вона відрізнялася високою відповідальністю.
А як у Рівному?
Секретарі досить відомих у Рівному людей зійшлися на тому, що приміщення приймальні вважають другим домом. А власну роботу оцінюють по-різному. Так, офіс-менеджер керівника ВАТ “Рівень” Дмитро Королюк (23 роки), вважає, що для відповідальної людини професія секретаря не складає особливих труднощів:
— Проте, для мене ця професія специфічна, адже не співпадає зі здобутою спеціальністю маркетолога. Хоча спеціальність допомагає вирішувати питання постачання. Можливо, для когось вона й важка, але для мене більш цікава, адже я маю змогу набратись досвіду роботи завідуючого канцелярією. До приходу на цю посаду знав про свого керівника небагато, та коли ще був студентом, отримав нагоду працевлаштуватись до нього секретарем. І ось вже минуло майже два роки з того дня.
