В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. Відповідні зміни передбачені Законом №1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року. Документ запровадив електронні трудові книжки та встановив п’ятирічний перехідний період для внесення даних.
Ключовий дедлайн – 10 червня 2026 року
Саме до цієї дати інформація з паперових трудових книжок має бути внесена до Реєстру застрахованих осіб.
Втім, якщо працівник або роботодавець не встигли оцифрувати трудову книжку — це не є критичним. У такому разі сканування можна зробити пізніше, зокрема під час оформлення пенсії або в будь-який зручний час.
Як оцифрувати трудову книжку
Є два основні способи:
- Через роботодавця. Роботодавець сканує документи працівника та подає їх до Пенсійного фонду через вебпортал.
- Самостійно. Працівник може звернутися до відділення Пенсійного фонду України або самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на порталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Які документи потрібно сканувати
Для повноцінного обліку стажу необхідно відсканувати:
- всі сторінки трудової книжки;
- документи, що підтверджують стаж (навчання, військова служба, догляд за дитиною тощо).
Особливо це важливо для періодів до 1 січня 2004 року, адже саме тоді стаж підтверджується паперовими документами.
Як рахується стаж
- Після 1 січня 2004 року – стаж автоматично рахується за даними Реєстру застрахованих осіб.
- До 2004 року – підтверджується паперовими документами, зокрема трудовою книжкою.
Що буде з паперовою трудовою книжкою
Після оцифрування документ:
- видається працівнику під підпис;
- роботодавець більше не зобов’язаний його зберігати.
Водночас паперова трудова книжка не скасовується – її можна й надалі вести за бажанням працівника.
Важливо знати
- Під час війни електронний формат допомагає зберегти дані у разі втрати документів через бойові дії або евакуацію.
- Якщо паперова трудова книжка втрачена, але її дані були оцифровані — страховий стаж зберігається.
- Працівник має право вимагати ведення паперової трудової книжки.
- При першому працевлаштуванні роботодавець зобов’язаний оформити її не пізніше ніж за 5 днів.
- За вимогою працівника роботодавець має вносити до книжки записи про роботу, переведення, звільнення та нагороди.
