Підприємство підписало акт КЕП, але під час спору з’ясувалося, що працівник перевищив повноваження, а контрагент наполягає на виконанні зобов’язань за цим документом. Кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного, проте самостійно не усуває цих проблем. Закон про електронні документи та електронний документообіг захищає електронну форму документа, а його використання потребує перевірки реквізитів, представництва й порядку обміну.
Які закони регулюють електронний документообіг в Україні
Електронний документообіг в Україні регулюється Законом України про електронний документообіг та іншими нормативними актами. Під час роботи з договорами, актами, накладними або внутрішніми наказами варто розуміти, який документ регулює конкретний аспект застосування електронного підпису:
| Закон або документ | Що регулює щодо КЕП та електронних документів |
|---|---|
| Закон № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» | Розкриває поняття електронного документа, встановлює вимоги до його створення та оригіналу, регулює надсилання, одержання, перевірку цілісності й зберігання. |
| Закон № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» | Визначає види електронних підписів, вимоги до печаток і позначок часу. Частина 6 статті 18 прирівнює КЕП до власноручного підпису та встановлює презумпцію його відповідності такому підпису. Частина 5 забороняє визнавати електронний підпис чи печатку недійсними або відмовляти в їх розгляді як доказу лише через електронну форму чи невідповідність вимогам до кваліфікованого підпису або печатки. |
| Цивільний кодекс України, ст. 207 | Встановлює вимоги до письмової форми правочину, зокрема, фіксації його змісту в електронних документах і використання електронного підпису. Порядок застосування підпису визначають законодавство або погоджені сторонами умови. |
| Закон № 675-VIII «Про електронну комерцію», ст. 12 | Визначає способи підписання електронних правочинів у сфері електронної комерції, зокрема електронним підписом та електронним підписом одноразовим ідентифікатором. |
| Закон № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 | Дозволяє складати первинні документи в електронній формі та визначає їхні обов’язкові реквізити, зокрема особистий підпис або дані для ідентифікації учасника операції. Електронні первинні документи мають відповідати законодавству про ЕДО. Для документів, створених автоматично програмним забезпеченням, передбачено електронний підпис чи печатку. Універсальної вимоги використовувати саме КЕП стаття 9 не встановлює. |
| Податковий кодекс України, ст. 42, 49, 201 | Регулює листування з податковою, роботу електронного кабінету, оформлення й подання податкової звітності, складання та реєстрацію податкових накладних у ЄРПН. Дозволяє підписувати електронну податкову звітність і податкові накладні за допомогою КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. |
| Господарський процесуальний кодекс України, ст. 96 | Визначає електронні докази та правила їх подання: в оригіналі або в електронній копії, засвідченій підписом, прирівняним до власноручного, а також у паперових копіях, посвідчених у порядку, передбаченому законом. Копія електронного доказу, виготовлена на папері, не набуває статусу письмового доказу. Суд може витребувати оригінал; якщо його не подано, а відповідність копії оригіналу викликає сумнів, суд не бере такий доказ до уваги. |
| Договір сторін і внутрішнє положення про ЕДО | У договорі сторони погоджують допустимі види підписів, канали обміну та порядок підтвердження отримання документів у межах законодавства. Внутрішнє положення встановлює правила роботи працівників із документами, зокрема порядок їх погодження та підписання на підприємстві. Саме собою воно не встановлює обов’язків для контрагента. |
Коли електронний документ має юридичну силу
Стаття 8 Закону України про електронні документи та електронний документообіг забороняє заперечувати юридичну силу документа лише через його електронну форму. Вона встановлює три винятки щодо використання електронного документа як оригіналу: свідоцтво про право на спадщину; документ, який законодавство дозволяє створити лише в одному оригінальному примірнику, за відсутності централізованого сховища електронних оригіналів; інші випадки, передбачені законом.
Юридична сила документа – визначена законодавством властивість акта чи договору бути підставою для прийняття правових рішень і вчинення юридично значущих дій. Вона залежить від дотримання вимог до конкретного документа, зокрема його оформлення, реквізитів і повноважень підписанта.
Доказова сила документа – ступінь його переконливості як доказу певних обставин. Суд визначає її під час оцінювання належності, допустимості і достовірності документа та його зв’язку з іншими доказами.
Юридичну та доказову силу документа перевіряють окремо. Вона охоплює такі складові:
| Що оцінюють | Вимога та її значення | Правова норма |
|---|---|---|
| Юридична сила – обов’язкові реквізити | Документ має містити обов’язкові дані, встановлені для його виду. | Статті 1, 5 ЗУ про електронний документообіг № 851-IV |
| Юридична сила – електронний підпис | Накладання підпису чи печатки завершує створення документа. КЕП прирівнюється до власноручного підпису та має презумпцію відповідності йому. Інші підписи не стають недійсними автоматично: допустимий вид визначають закон або домовленість сторін. | Стаття 6 Закону № 851-IV; частини 5, 6 статті 18 Закону № 2155-VIII |
| Юридична сила – цілісність | Цілісність перевіряють через підтвердження удосконаленого або кваліфікованого підпису чи печатки. Для інших видів застосовують передбачені законодавством засоби захисту інформації. | Стаття 12 Закону № 851-IV |
| Доказова сила – підтвердження отримання | Документ вважається одержаним після того, як автор отримав від адресата підтвердження його одержання, якщо інше не передбачено законом або попередньою домовленістю сторін. Без підтвердження документ вважається неодержаним, але зберігає юридичну силу: адресат може заперечувати факт отримання. | Стаття 11 Закону № 851-IV |
| Доказова сила – збережений оригінал | Електронний оригінал зберігають із можливістю перевірити його цілісність і довести справжність. Самої роздруківки чи знімка екрана для цього недостатньо. | Статті 7, 13 Закону № 851-IV |
| Оригінал, роздруківка та засвідчена копія | Оригінал – електронний примірник з обов’язковими реквізитами, включно з підписом автора або прирівняним до власноручного підписом. Роздруківка відображає його зміст. Засвідчена паперова копія – візуальне подання документа, засвідчене у встановленому законодавством порядку. | Статті 5, 7 Закону № 851-IV |
Який електронний підпис обрати: юридична сила КЕП, УЕП і печатки
Під час вибору підпису КЕП бізнесу слід оцінювати не лише зручність використання, а й вимоги конкретного нормативного акта чи контрагента. Саме від цього залежить, чи буде достатньо УЕП, чи необхідний накладений КЕП.
Закон №2155-VIII передбачає декілька видів електронних підписів і печаток:
| Вид підпису або печатки | Юридична сила | Коли застосовується |
|---|---|---|
| Електронний підпис (простий) | Визначається домовленістю сторін | Внутрішні сервіси, операції з низьким рівнем ризику |
| Удосконалений електронний підпис | Підтверджує особу та цілісність документа | Бізнес-процеси, де закон не вимагає КЕП |
| УЕП на основі кваліфікованого сертифіката | Визнається законодавством у багатьох електронних взаємодіях | Податкова звітність та окремі державні сервіси |
| Кваліфікований електронний підпис (КЕП) | Прирівнюється до власноручного підпису | Документи для державних органів, подання документів до суду в електронній формі, договори, якщо сторони погодили саме КЕП |
| Електронна печатка | Підтверджує походження документа від юридичної особи | Документообіг юридичних осіб |
Електронна печатка підтверджує, що документ походить від конкретної юридичної особи. Вона не замінює підпис уповноваженої особи, якщо закон чи договір вимагають підпис саме цієї особи. Водночас для окремих документів, зокрема створених автоматично програмним забезпеченням, достатньо печатки.
Накладання КЕП означає завершення процесу створення електронного документа, як це передбачає закон про електронний документообіг. Саме після підписання документ набуває завершеного вигляду та може брати участь в електронному документообігу.
Водночас існують ситуації, коли навіть електронний підпис не усуває юридичних ризиків:
- сертифікат був відкликаний, заблокований або прострочений на момент підписання;
- підписант не мав належних повноважень на укладення правочину;
- документ належить до винятків, визначених у ст. 8 ЗУ про електронні документи та електронний документообіг №851-IV.
Для перевірки дати підписання використовують кваліфіковану позначку часу. Вона підтверджує, коли саме був створений КЕП.
Якщо ж документ підписала особа без необхідних повноважень, може застосовуватися механізм подальшого схвалення правочину відповідно до ст. 241 ЦКУ. Проте така процедура потребує окремої оцінки конкретної ситуації.
Як зберігати електронні документи з КЕП і що дає програма електронного документообігу
За статтею 13 ЗУ про електронні документи, спосіб зберігання має підтримувати перевірку цілісності. Строк повинен бути не коротшим, ніж для відповідного паперового документа. Інформація має залишатися доступною для використання, а документ – відновлюватися у форматі створення, відправлення або отримання. Наявні дані про походження, призначення, дату й час відправлення та одержання також зберігають.
Разом із документом варто зберігати відокремлений файл підпису, якщо формат передбачає його, позначку часу, підтвердження отримання та історію погодження відповідно до вимог, які встановлює закон про документообіг. Для тривалої перевірки потрібні також сертифікати й відомості про їхній статус.
Щоб виконувати ЗУ про документообіг, підприємству варто визначити відповідальних за архів, строки зберігання та перевірку відновлення файлів. Підтримати внутрішню роботу допомагають програми електронного документообігу, що дають змогу погоджувати документи, контролювати виконання завдань і вести електронний архів. У них передбачені такі можливості:
- Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, нумерація за шаблонами, журнали реєстрації й номенклатура справ.
- Створення наказів, розпоряджень і протоколів за шаблонами зі збереженням історії версій.
- Послідовне, паралельне або змішане погодження, призначення замісників, завдання за резолюціями.
- Підписання документів КЕП у системі та перевірка чинності підписів.
- Контроль строків доручень, нагадування, електронний архів, пошук за змістом і реквізитами, розмежування доступу користувачів;
- Підтримка довготривалого електронного зберігання документів відповідно до нормативних вимог.
Закон про електронні документи та електронний документообіг створює правову основу для роботи з електронними документами. Автоматизація документообігу спрощує контроль за документами та забезпечує виконання вимог законодавства під час їх створення, погодження, підписання й архівування.
На правах реклами
